Новости компании

Командировки в бюджетном учреждении: требования к документальному подтверждению расходов

10 октября

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

С необходимостью направлять своих сотрудников в служебные командировки сталкиваются практически все работодатели. И, казалось бы, вопрос не новый. Однако на практике все равно возникают вопросы, связанные с указанием верного срока командировки в приказе руководителя и командировочном удостоверении, возмещением расходов на проезд и питание.

Ответы на эти вопросы подготовили специалисты горячей линии нашего Регионального информационного центра.

Вопрос. Бюджетное учреждение отправило сотрудника в командировку. Сотрудник вылетел 18.08.2014 в 23.00, прибыл на место назначения 18.08.2014 в 23.45. Утром 19.08.2014 пришел на назначенное мероприятие, которое продолжалось еще три дня до 22.08.2014, что подтверждается отметками в командировочном удостоверении. Отъезд сотрудника произошел 22.08.2014 в течение дня. Верно ли, что в приказе срок командировки указан с 18.08.2014 по 22.08.2014, а в командировочном удостоверении – с 19.08.2014 по 22.08.2014?

Ответ. В приказе руководителя срок командировки указан верно, то есть время командировки ограничивается периодом со дня выезда с места постоянной работы до дня приезда в место постоянной работы включительно.

В командировочном удостоверении период командировки указан верно, так как для заполнения данного документа – это период нахождения сотрудника в месте назначения.

Обоснование. Статьей 166 ТК РФ установлено, что работник направляется в служебную командировку по распоряжению работодателя. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно п. 4 Постановления Правительства РФ № 749* днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Таким образом, в приказе руководителя устанавливается период командировки с учетом времени нахождения в пути.

Учитывая, что в соответствии с п. 7 Постановления Правительства РФ № 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), можно сделать вывод, что командировочное удостоверение указывает период нахождения сотрудника в месте назначения без учета времени нахождения в пути.

Данное утверждение подтверждается реквизитами, содержащимися в унифицированной форме «Командировочное удостоверение», № формы по ОКУД 0301024, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1**. В данной форме количество дней командировки указывается без учета дней нахождения в пути. И хотя данная форма не является обязательной к применению, организации продолжают ее использовать без изменения реквизитов.

Действительно, правильным можно считать указание в командировочном удостоверении именно периода нахождения в месте командировки, так как принимающая сторона делает отметки прибытия и убытия работника, не запрашивая у него проездных документов, т.е. не имея информации о времени его поездок.

Вопрос. Федеральное бюджетное учреждение отправляет сотрудника в командировку. После возвращения сотрудник предоставляет подтверждающие документы на проживание: счет на услуги гостиницы, где, помимо проживания, указано 3-разовое питание. При этом стоимость питания отдельно не выделена. Являются ли расходы на питание командировочными? Можно ли их отнести к расходам по КОСГУ 226?

Также представлены железнодорожные билеты, где указан проезд и питание, питание выделено отдельной строкой без указания стоимости. Можно ли расходы на питание во время поездки отнести на КОСГУ 222?

Ответ. Расходы на 3-разовое питание не могут быть возмещены работнику, так как произведены без ведома работодателя.

При получении подтверждающих документов от гостиницы по дополнительному запросу работодателю следует вновь оценить информацию и принять решение о возмещении расходов.

Если расходы на питание в гостинице являются неотъемлемой составляющей частью услуги проживания в номере и поэтому не выделяются в счете (в обычаях делового оборота это, как правило, завтрак), то в случае замены счета гостиницы работодатель может компенсировать проживание без питания, либо проживание с завтраком (стоимость завтрака не должна быть выделена и подтверждена нормативными актами гостиницы, например, прайс-листом, положением или порядком оказания услуг).

По тому пакету документов, который первоначально представлен работником, возмещение расходов на проживание может быть произведено в пределах нормативов, установленных Постановлением Правительства РФ № 729*** (но не более фактически произведенных).

Суммы расходов работника на проживание в размере, возмещаемом работнику, отражаются на подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Расходы на питание работника, выделенные в железнодорожном билете без указания их стоимости, могут быть возмещены работнику в случае поездки в вагоне повышенной комфортности. Возможность приобретения таких билетов может быть предусмотрена в локальных нормативных актах, регулирующих трудовые отношения в учреждении, либо принята специальным распоряжением руководителя.

Суммы расходов работника на проезд в размере, возмещаемом работнику, отражаются на подстатье 222 «Транспортные услуги».

Обоснование. Согласно п. 166 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Согласно п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 и ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить сотруднику следующие расходы, связанные со служебной командировкой:

• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту его постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения в пункте назначения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ № 729.

Пунктом 1 Постановления Правительства РФ № 729 установлено, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

В п. 3 Постановления Правительства № 729 сказано, что расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего Постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

В отношении расходов на проживание пунктом 14 Постановления Правительства РФ № 749 установлено, что расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Учитывая нормы обоих Постановлений (Постановлений Правительства РФ № 749 и 729), можно сделать вывод, что в размеры возмещения входят, в частности, расходы на проживание в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При этом конкретные условия проживания и порядок возмещения расходов по их оплате должны быть установлены локальными нормативными актами и произведены с ведома работодателя. В случае превышения установленного норматива расходов расходы могут оплачиваться за счет иной приносящей доход деятельности.

Важно установить, является ли трехразовое питание в гостинице услугой, которая не является самостоятельной в отношении услуги проживания в гостинице, т.е. услугой, предоставляемой в пакете с проживанием, от которой нельзя отказаться. Общая практика показывает, что предоставление завтрака в гостинице является такой услугой, поэтому стоимость завтрака в счете не выделяется. Чего нельзя сказать об обеде и ужине.

Статьей 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства. То есть питание работника в командировке в месте назначения возмещается за счет выплаты суточных.

Из содержания вопроса следует, что работодатель не давал работнику предварительного одобрения данных расходов. Иначе у работодателя не возникло бы вопросов при получении авансового отчета от работника.

В сложившейся ситуации можно порекомендовать работодателю обратиться в гостиницу для выделения стоимости услуг питания и предоставления разъяснений по номенклатуре услуг с подтверждающими документами.

Таким образом, расходы на 3-разовое питание не могут быть возмещены работнику, так как произведены без ведома работодателя. При получении подтверждающих документов от гостиницы работодателю следует вновь оценить информацию и принять решение о возмещении расходов.

Например, если стоимость завтрака является неотъемлемой составляющей частью услуги проживания и не выделена в счете, то (если такая возможность уже не установлена локальными нормативными актами учреждения) руководитель учреждения отдельным нормативным актом может принять решение о компенсации расходов на проживание с завтраком. Стоимость обедов и ужинов не компенсируется работнику.

Согласно п. 4 Раздела II Правил предоставления гостиничных услуг****:

«Исполнитель обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию об услугах, обеспечивающую возможность их правильного выбора. Информация размещается в помещении, предназначенном для оформления проживания, в удобном для обозрения месте и в обязательном порядке включает в себя:

• цену номеров (места в номере);
• перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
• перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату».

Если гостиница не сможет предоставить требуемые документы, то возмещение расходов работнику следует производить исходя из нормативов, установленных Постановлением Правительства РФ № 729.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации***** на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» относится оплата за проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) при служебных командировках, учебной практике, соревнованиях. Данная подстатья применяется независимо от источников средств на компенсацию расходов на проживание командированных работников, если работодатель принял решение о такой компенсации.

В отношении расходов на проезд пунктами 12, 22 Постановления Правительства РФ № 749 регламентировано, что расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают в себя расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Учитывая нормы обоих Постановлений (Постановлений Правительства РФ № 749 и 729), можно сделать вывод, что в размеры возмещения входят, в частности, расходы на проезд в железнодорожном транспорте в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Согласно Приказу Минтранса РФ от 09.07.2007 № 89 «О Порядке предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности» при приобретении проездного документа (билета) пассажиром оплачивается стоимость проезда, в состав которой включается стоимость услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности.

Если стоимость предоставленного работником билета с питанием не превышает стоимости билета по данному маршруту в купейном вагоне фирменного поезда, то работодатель, безусловно, может возместить стоимость проезда работнику.

В рассматриваемом случае стоимость питания формирует стоимость билета, если вагон относится к категории повышенной комфортности.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на подстатью 222 «Транспортные услуги» относится оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Можно порекомендовать работодателю по возможности самому организовывать и оплачивать проживание и проезд работников в командировках.

Следует принять во внимание, что установленные п. 3 Постановления Правительства РФ № 729 размеры возмещения расходов, связанные с командировками, ограничивают размер финансирования из федерального бюджета на указанные цели, а не величину производимых работникам выплат, и при условии, что они согласованы с работодателем, учреждение вправе производить возмещение произведенных расходов за счет иных имеющихся у него средств.

* Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

** Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

*** Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

**** Постановление Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».

***** Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

Вернуться к списку новостей